5. apr, 2020

Video conferencing

Zelfs de Europese regeringsleiders doen het: video conferencing. VC maakt dezer dagen een hoge vlucht.

Sommige regeringsleiders zijn er handig in, vooral de wat jongeren onder hen. Anderen zijn nog niet helemaal vertrouwd met de techniek en met de regels die gelden voor het ‘op afstand’ vergaderen. De moderne techniek laat de leiders helaas nog wel eens in de steek. Het beeld valt stil, het geluid ijlt na.

Bij video conferencing zit iedereen tegen een (liefst groot) beeldscherm aan te kijken, waarop de deelnemers allemaal een plek hebben gekregen. Iedereen heeft een eigen camera, microfoon en luidsprekers. Bij meer geavanceerde systemen kunnen beeld en geluid op afstand worden gestuurd. Door elkaar heen praten is in een fysieke vergadering al hinderlijk, bij een telefoon- of video conferentie is het ronduit onwerkbaar. Wie het woord wil hebben, kan zijn hand opsteken. Beter is het om een spreekvolgorde overeen te komen. Wie het woord heeft, staat vaak automatisch centraal in beeld. De naambordjes staan natuurlijk niet voor je op je bureau, maar worden onder in het beeld geprojecteerd. Nooit meer discussies over wie er naast wie aan de vergadertafel tafel mag of wil zitten.

Nooit meer last van mannen met zware aftershave of doorgerookte kostuums. Geen last van besmettelijke ziektes. Mogelijk wel wat ongemakken door de verschillende tijdzones.

In de praktijk zien we bij de opstelling meteen al veel misgaan. Beginnersfouten.

Wanneer camera onder de ooghoogte staat en/of wanneer het licht van onderen komt, ziet de spreker er spookachtig uit. Doe dat dus niet.
Videoconferenties vinden plaats op een desktop met een groot beeldscherm, niet op een wiebelige smartphone.
Ga niet op tafel slaan met de handen, want daardoor ontstaat een bibberig beeld.
Veel mensen kijken niet in de camera, maar naar beneden. Dat ziet er niet goed uit. Bij videoconferenties is het, net als in de echte wereld, effectief om oogcontact te hebben. Plaats de camera boven aan je beeldscherm en kijk daarnaar.
Als je al van blad wilt lezen, lees dan vanaf een (gedeeld) scherm, niet van het papier dat voor je ligt. Plak het A4-tje desnoods met een stukje tape vast aan de bovenkant van je beeldscherm. Niemand die dat ziet. Een autocue is nog beter.
Licht dat van een beeldscherm afkomt, is zeer koud en hard licht. Volstrekt ongeschikt voor filmdoeleinden en videoconferenties. Zorg voor warmer, diffuus licht. Liefst van schuin boven. Er zijn voor weinig geld led-lampen te koop, die gebruikt worden door fotografen en filmers. Je kunt de lichtsterkte instellen en ook de kleurtemperatuur. Ze geven diffuus licht en laten jou op een beeldscherm van je beste kant zien. Een beetje schmink is niet verkeerd. Je staat dan echt op voorsprong.
Ga niet in pyjama of een T-shirt voor de camera zitten.
Ruim de troep achter je op.
Zorg er ook voor dat jouw gezicht licht afsteekt bij een donkere achtergrond. Ga dus niet voor een witte muur zitten. Een spotje of schemerlamp aan die witte muur is helemaal uit den boze. Die verblindt de camera.
De vraag is of je alleen je hoofd wilt tonen of ook je handen. Talking heads zijn statisch. Als je ook de expressie van je handen wilt laten zien, wordt je hoofd onvermijdelijk kleiner en het beeld al snel onrustig. Het hangt dus mede af van je motoriek en de kwaliteit van je camera en microfoon hoe dicht je op het beeldscherm kunt gaan zitten.
Voor de gelijkwaardigheid moeten alle hoofden ongeveer even beeldvullend zijn. Dus niet, wat je vaak zien, die van de mannen groter dan van de vrouwen en de belangrijke personen groter dan van de minder belangrijke.

Video conferencing gaat verder dan web conferenties en veel verder dan telefonische vergaderingen. Als het meer om de stukken dan om de personen gaat, zijn er platforms zoals OneDrive en Slack, waar iedereen zijn boodschappen kan posten en downloaden.

Mijn allereerste ervaring met video conferencing was meteen een heel slechte. Het moet ongeveer 15 jaar geleden geweest zijn. De techniek haperde nog, maar dat was niet het grootste probleem. Stuitend was dat er aan de andere kant van de lijn een directiesecretaresse doodgemoedereerd de ‘conferentiezaal’ binnenwandelde. Ze begon deels voor de camera omstandig te overleggen met haar baas over een handtekening die nog ergens moest worden gezet. Wij konden 125 km verderop het allemaal zien en meeluisteren. Daarvoor is de muteknop uitgevonden. Het behoeft geen nadere uitleg dat dit echt niet kan.

Aan telephone calls heb ik vele malen deelgenomen. In een kantoortuin is dat verre van ideaal. Iedereen spreekt op zijn eigen manier Engels. Sommige hard, anderen heel zacht. Je moet de stemmen uit elkaar proberen te halen en te verstaan. Dat is lastig als twee van jouw collega’s een bureau verderop luidruchtig aan het overleggen zijn. Je kunt dit beter in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte doen.

Video conferencing is een manier van vergaderingen die voor- en nadelen heeft.

De technische mogelijkheden zullen in de loop van de tijd ongetwijfeld beter worden. Er is veel voor een vaste opstelling in een vaste ruimte te zeggen. Dan is er meer kans dat alles goed werkt. VC dwingt je echt om tot de kern te komen. Informeel overleg is er niet bij, tenzij je buiten beeld met iemand gaat zitten ‘appen’. Dit is een echte beperking! Het breekt de ministers in Europa op. Je bent permanent voor iedereen zichtbaar in beeld. Stiekem in je neus peuteren gaat niet. Even je e-mail checken ook niet. Je kunt ook niet even flirten met die leuke blonde Finse premier. Jouw imponeergedrag valt dood op de grond. Een pre-conference dinner, waar je de temperatuur van het badwater kunt meten, is smakelijk noch gezellig als je alleen voor een groot beeldscherm zit. Video conferencing is veel vermoeiender dan een vergadering in ‘real life’. Houd het dus kort. Eén uur is al heel lang.

Menselijk contact is onvervangbaar. Je wilt je kleinkinderen bij je op schoot, niet enkel op het Skype-scherm. Je wilt geen afdelingschef zijn die zijn medewerkers alleen maar kent vanaf een beeldscherm. Als je over Europa wilt regeren, doe je dat natuurlijk niet alleen met een toetsenbord en voor een beeldscherm. Maar als het even niet anders kan, zoals nu, dan is video conferencing de second best oplossing!

Tot slot: hoe het ook kan .... https://www.youtube.com/watch?v=iyFT8qXcOrM

Overzicht